Hilhorst Interimanagement & Advies

Praktijkvoorbeeld: Automatiseringsprojecten

Elders in dit document is een methode voor organisatieverandering beschreven. In die methode worden vijf stappen genoemd die voor een succesvolle organisatieverandering noodzakelijk zijn. Hoe kunnen die stappen nu vertaald worden naar de praktijk? Als voorbeeld kijken we hieronder naar het gebruik van de methode voor organisatieverandering bij een automatiseringsproject.

Het invoeren van nieuwe hard- of software (IT projecten) gaat vaak met problemen gepaard. Of het nu gaat om standaard software of een speciaal geschreven maatwerk-pakket, automatiseringsprojecten kosten vaak meer dan begroot was, duren langer dan gepland en veel gebruikers zijn ontevreden over het eindresultaat.

Toch zijn er ook projecten die wel binnen tijd en budget worden opgeleverd en die wel voldoen aan de verwachtingen. Wat zijn de succesfactoren van deze projecten?

STRATEGIE IS DE BASIS

Zeker bij IT projecten is een helder inzicht in de doelstellingen van het bedrijf van het grootste belang. IT projecten hebben meestal gevolgen voor meerdere afdelingen binnen een bedrijf en duren langere tijd. Dat maakt de noodzaak om aan te sluiten bij de bedrijfsstrategie voor een geslaagde IT implementatie van groot belang. IT projecten kunnen bovendien worden gebruikt om de strategie te ondersteunen: op die manier zijn ze niet alleen kostenposten maar kunnen ze worden ingezet als ‘strategisch wapen’ in de concurrentiestrijd.

BEGIN BIJ HET EINDE

Uitgangspunt van elk IT project moet de informatie zijn die men uiteindelijk uit het nieuwe systeem wil krijgen. Dat kan financiële informatie zijn (bijvoorbeeld een winst- en verliesrekening), operationele informatie (aantal diensten geleverd per klant) of een combinatie (winst per klant). Ga altijd uit van je eigen wensen en eisen en niet van de mogelijkheden die de software biedt. Richt vervolgens de software, of het nu maatwerk of een standaardpakket is, in volgens deze wensen.

HET DRAAIT OM DE DATA

Een tweede belangrijk punt is om niet te veel aandacht aan de programmatuur te geven maar des te meer aandacht te hebben voor de database (= gegevensopslag). De programmatuur zorgt immers alleen voor de in- en uitvoer van gegevens naar de database. In de database staat de feitelijke informatie en als die niet logisch is gestructureerd dan ontstaan vroeger of later problemen in de informatievoorziening.

KLEINER IS FIJNER

Probeer grote automatiseringsprojecten zoveel mogelijk op te delen in overzichtelijke deelprojecten. Vaak is het beter om een aantal pakketten te ontwikkelen die gegevens van elkaar overnemen dan één groot geïntegreerd systeem. Het ontwikkelen van één groot systeem kost veel meer tijd en geld dan het ontwikkelen van meerdere kleinere systemen. Er is een grote kans dat voor deelsystemen kant en klare softwareoplossingen beschikbaar zijn terwijl grote, bedrijfsbrede systemen vaak alleen als maatwerkoplossing gebouwd kunnen worden.

WEET WAT JE WILT

Juist bij de implementatie van IT-systemen is het belangrijk om het uiteindelijke doel goed in de gaten te houden. De keuze voor een hardware platform, een besturingssysteem of een database moet niet worden gemaakt voor het deelsysteem waaraan op dat moment wordt gewerkt, maar die keuze moet worden gemaakt met in gedachten het uiteindelijk samenhangende geheel. Soms vallen investeringen op korte termijn daarom hoger uit dan noodzakelijk lijkt, maar op lange termijn worden die extra kosten altijd terugverdiend.

KAARTEN OP TAFEL

Zorg ook voor openheid naar de mensen die met de software moeten werken. Natuurlijk kan niet iedereen lid worden van de projectgroep, maar kies uit elke afdeling een sleutelfiguur, ‘key-user’, met wie regelmatig overlegd wordt over de voortgang van het project.

SAMEN STA JE STERK

Bijeenkomsten met key-users zijn de ideale manier om praktische kennis uit het bedrijf in het project te kunnen betrekken en om ideeën van de projectgroep te toetsen aan de wensen en mogelijkheden van de gebruikers. Een goed geïnformeerde key-user zal zijn afdeling vanzelf enthousiast maken! Hij voelt zich immers zelf medeverantwoordelijk voor het bereikte resultaat.